Ở Nhật, nói chuyện điện thoại trong công ty không đơn giản là “cầm lên – alo – rồi nói chuyện”.
Mà đó là một nghệ thuật nghiêm túc, một “bài kiểm tra” nhỏ về sự chuyên nghiệp, tinh tế và khả năng… chịu đựng áp lực tâm lý nhẹ.
Vì sao?
Vì chỉ một câu chào sai, một giọng điệu thiếu tôn trọng, hay một lúc ú ớ ngập ngừng…
Bạn có thể bị đánh giá ngay lập tức là “nghiệp dư”, hoặc “không hiểu phép tắc”.
1. Khi chuông reo – bạn không chạy trốn
Ở Việt Nam, nghe điện thoại trong công ty đôi khi là… “tránh càng xa càng tốt”, kiểu:
“Ủa, không phải máy bàn mình mà?”
“Chắc phòng khác, để họ nghe.”
“Đợi ba hồi rồi hẵng nhấc, cho người khác nghe trước.”
Còn ở công ty Nhật?
Ai gần điện thoại nhất – NGHE.
Dù bạn không phải người phụ trách.
Dù bạn chỉ là thực tập sinh.
Dù bạn… chưa sẵn sàng.
Nghe máy là thể hiện tinh thần chịu trách nhiệm và hỗ trợ tập thể.
Còn ai gọi, cần gặp ai – thì sau đó hãy nối máy hoặc ghi lại thông tin.
2. Mở đầu không phải là “moshi moshi”!
Chỉ có học sinh cấp 2 gọi nhau chơi mới dùng “もしもし” nha.
Còn trong công ty? Câu mở đầu kinh điển là:
「お電話ありがとうございます。ABC株式会社のNghia Kenでございます。」
(Cảm ơn anh/chị đã gọi. Tôi là Nghia Ken của công ty ABC.)
Tông giọng nhẹ, rõ, và hơi cao hơn bình thường một chút – thể hiện sự niềm nở và chuyên nghiệp.
Ah mà Nhớ mỉm cười khi nói, giọng sẽ tự nhiên thân thiện hơn (dù bên kia không nhìn thấy!).
3. Lắng nghe – ghi chép – xác nhận lại
Một cuộc gọi thông thường sẽ bao gồm 3 kỹ năng:
Nghe kỹ tên người gọi và công ty (khó hơn bạn tưởng vì người Nhật nói rất nhanh!) Ghi lại nội dung yêu cầu một cách ngắn gọn, chính xác Lặp lại thông tin để xác nhận 「田中様ですね。xyzの件でお電話いただきました。」 (Anh/chị Tanaka phải không ạ? Gọi về việc xyz đúng không ạ?)
Nếu không chắc, đừng đoán đại. Mạnh dạn hỏi lại:
「申し訳ありません、もう一度お名前をお願いできますか？」
(Xin lỗi, anh/chị vui lòng cho tôi xin lại tên được không ạ?)
Vừa lịch sự, vừa chuyên nghiệp – không ai giận bạn vì điều đó cả.
4. Chuyển máy cũng cần nghệ thuật
Khi người gọi cần gặp sếp hoặc đồng nghiệp khác – bạn không thể hét lên:
“Sếp ơi! Có điện thoại nè!”
Mà phải nói:
「ただいまAにおつなぎいたします。少々お待ちくださいませ。」
(Tôi sẽ chuyển máy cho anh/chị A ngay. Xin vui lòng chờ trong giây lát.)
Nếu sếp không có ở đó?
「申し訳ありませんが、Aは席を外しております。戻り次第、折り返しご連絡いたします。」
(Rất tiếc, anh/chị A hiện không có ở bàn. Tôi sẽ báo lại để anh/chị ấy gọi lại sớm nhất.)
5. Kết thúc không phải “rồi nha, bye!”
Cuộc gọi kết thúc cũng là lúc tổng kết lại chuyên nghiệp, ví dụ như:
「本日はお電話ありがとうございました。失礼いたします。」
(Cảm ơn anh/chị đã gọi. Tôi xin phép được cúp máy.)
Không ai cúp trước ai một cách vội vàng. Người Nhật thường chờ bên kia cúp trước, như một cách tôn trọng.
Nghe điện thoại ở công ty Nhật là một trải nghiệm có thể khiến bạn mồ hôi tay, khô họng, tim đập mạnh như đang phỏng vấn.
Nhưng sau một thời gian, bạn sẽ thấy:
Chỉ cần luyện tập – bạn sẽ “lên trình” rất nhanh.
Và cảm giác sau mỗi cuộc gọi trơn tru?
Ngon hơn cả trà sữa!
Nếu bạn chuẩn bị vào làm trong môi trường Nhật, hoặc đã từng “hú hồn” với mấy cuộc gọi công sở, chia sẻ bài viết này đến đồng đội của bạn – biết đâu, hôm sau ai đó nhấc máy lên với… một nụ cười tự tin hơn.
nghiaken.business.blog 